Definir política de uso da Internet na empresa é mais do que uma recomendação, é uma necessidade: A Internet se tornou ao longo dos anos um valioso recurso no ambiente de trabalho, isso porque ela é a maior biblioteca de referência do mundo, lista telefônica, agenda de contatos, rede social e muito mais. Porém, quando mal utilizado, o uso da Internet pode prejudicar o trabalho e afetar drasticamente o desempenho dos resultados da empresa. Saiba o que você pode fazer para proteger sua empresa deste problema.

Os abusos no uso da Internet estão desde o assistente administrativo que gasta 3 horas por dia comentando nas fotos dos amigos no Facebook até o gerente do departamento que em sua sala acessa pornografia indiscriminadamente. Tipos de abuso frequentes são:

  • Excesso/Abuso no uso de redes sociais (Facebook, Twitter, YouTube, etc);
  • Acesso a pornografia e em casos mais extremos até mesmo conteúdo de pedofilia;
  • Download de música/programas “pirata“;
  • Streaming de música e rádios online;
  • Bate papo e programas de comunicação instantânea (MSN, Skype, etc);
  • Acesso a sites sem nenhuma relação com ambiente de trabalho (Fofocas, notícias de celebridades, receitas, etc);

Os itens acima podem oferecer complicações para a empresa e seus recursos das seguintes maneiras:política de uso da internet na empresa

  • Perda de produtividade / baixo desempenho;
  • Problemas legais/jurídicos por conteúdo de pedofilia ou pirataria;
  • Reduzir drásticamente a velocidade da Internet na empresa;
  • Problemas com vírus, spyware e até roubo de informações da empresa;

Isso pode levar a problemas mais sérios caso não sejam administrados pontualmente, em alguns casos pode levar a demissão por justa causa, processos contra a empresa, problemas com segurança das informações e danos permanentes aos dados da empresa.

Como evitar que isso ocorra

Existem diversas medidas que a empresa pode tomar para evitar que o escritório se perca no mal uso da Internet. Estas medidas devem ser distribuídas em 70% política e conscientização dos funcionários e 30% em recursos técnicos a serem empregados para monitoramento e bloqueio.

Definindo uma Política de Uso da Internet na Empresa

politica de uso de internet assinada

Definir uma política de uso da Internet na empresa é o primeiro passo para evitar que este tipo de problema ocorra. Esta política de uso pode fazer parte da documentação admissional do empregado ou inclusa no “manual do colaborador” (caso sua empresa não tenha um manual do colaborador, você deveria criar um imediatamente!), documento que ele deve ler, assinar e ficar em posse de uma via para referência futura. A política de uso da internet na empresa poderá ficar exposta em locais visíveis dentro da empresa e também pode ser enviada por email para os colaboradores de tempos em tempos caso seja observado descumprimento das regras.

Esta política de uso da Internet na empresa poderá ser utilizada para alertar o funcionário em notificações como “Segundo nossa política de uso da internet na empresa, não é permitido…”. Ela também pode proteger o empregador em caso de processos jurídicos que venham a ser abertos caso as coisas saiam do controle.

Uma boa política de uso da Internet na empresa deve:

  1. Ser por escrito;
  2. Ser claramente comunicada para todos os colaboradores;
  3. Determinar usos permitidos tanto para Internet quanto para email da empresa;
  4. Especificar quais usos são inapropriados/proibidos;
  5. Avisar de possíveis monitoramentos que poderão existir;
  6. Determinar qual comportamento é aceitável em redes sociais que envolvam o nome da empresa;
  7. Estipular regras de privacidade em relação ao direito do empregador de monitorar o conteúdo;
  8. Estipular possíveis consequências disciplinares que podem ser aplicadas caso as regras sejam desrespeitadas;
  9. Deixar claro o motivo do monitoramento e o porquê ele faz sentido;
  10. Determinar o que pode ser salvo nos computadores da empresa;

Se você está achando que talvez sua empresa não precise de uma política de uso da Internet na empresa, você pode estar enganado: Uma pesquisa feita pelo International Data Corp identificou que entre 30% a 40% do tempo gasto no acesso à Internet nas empresas é para navegação em conteúdo não relacionado ao trabalho. A mesma pesquisa mostra também que 60% das compras online são feitas em horário de trabalho.

E depois?

Uma vez implementada a política de uso da Internet na empresa e todos os colaboradores devidamente conscientizados, você deve:

Monitorar os acessos: em um futuro post, vou detalhar métodos de como monitorar a internet na empresa de maneira eficaz.
Aplicar punições caso seja desrespeitado: em um post futuro irei explicar quais as possíveis penalidades para quem infringir as regras.
Implementar bloqueios de sites na empresa: em um post futuro irei explicar como é possível implementar bloqueios de internet na empresa.

Colocando tudo em prática

Para aplicar com sucesso a Política de Uso da Internet na empresa, você deve fazer com planejamento e certamente os benefícios serão evidentes já logo nos primeiros dias. Para maiores informações, entre em contato com a Isengard Tecnologia e veja como podemos ajuda-lo a implementar uma política de uso da Internet na empresa, bem como fazer o monitoramento do acesso à internet dos funcionários e aplicar bloqueios de Internet na empresa conforme necessário.